Optimisation des déductions de frais pour les travailleurs indépendants :
En tant qu’indépendant, vous êtes régulièrement confronté à des conseils récurrents tels que “Il est essentiel de générer des frais” ou “Peux-tu le déduire de la société ?”. Il semble que les dépenses professionnelles soient parfois considérées comme une sorte de formule magique, permettant aux travailleurs indépendants de transformer leurs coûts en profits. Cependant, cette perspective n’est guère réaliste. En trouvant le juste équilibre, vous pourrez tirer pleinement avantage de cette stratégie de manière plus efficiente.
Qu'est-ce qu'une dépense professionnelle ?
En tant qu’indépendant, votre imposition repose sur les bénéfices générés plutôt que sur les coûts engagés pour les réaliser. Ainsi, vous avez la faculté de déduire vos frais professionnels du chiffre d’affaires annuel déclaré, réduisant ainsi la base imposable. L’État impose ensuite des impôts sur le montant restant.
Cette réalité, parfois surprenante pour les indépendants complémentaires, implique que l’État ne rembourse pas intégralement les frais professionnels. En optant pour la déduction fiscale des dépenses, vous recouvrez environ la moitié de leur montant.
Malgré les avantages de cette pratique en termes de réduction de la charge fiscale, elle présente des inconvénients, notamment le coût financier direct des dépenses engagées.
Il est donc crucial de réfléchir avant chaque dépense : cette acquisition contribue-t-elle de manière significative à mon activité ? Améliore-t-elle mes produits ou services ? Accroît-elle ma visibilité ? Favorise-t-elle une plus grande efficacité dans mon travail ?
Quels frais professionnels peuvent être déduits ?
Vous avez la possibilité de demander une déduction fiscale pour vos frais professionnels si votre achat répond à ces critères.
1. La dépense est en lien avec votre activité professionnelle :
Autrement dit, elle ne doit pas relever de dépenses à caractère privé. Naturellement, des situations de “frais mixtes” peuvent se présenter, comme l’utilisation de votre domicile personnel où vous avez également aménagé un bureau. Dans ces cas, seule la partie utilisée à des fins professionnelles peut être déclarée comme frais professionnels. Cette règle s’applique également aux coûts liés à des services tels qu’Internet, le téléphone et l’énergie. Des informations détaillées sur les frais mixtes seront présentées ci-dessous.
2. La dépense contribue au développement de votre entreprise :
En d’autres termes, les dépenses ou investissements que vous effectuez sont nécessaires pour initier ou favoriser la croissance de votre entreprise. La nature spécifique de la dépense n’est pas prépondérante, que ce soit l’achat d’une machine pour la production de mayonnaise, l’acquisition d’encre d’impression pour l’impression de tickets, ou encore un dîner avec un collaborateur (potentiel) pour discuter de stratégies visant à améliorer vos services.
Dans quels cas peut-on déduire des frais professionnels ?
La déduction fiscale des dépenses est possible dans les situations suivantes
- Votre paiement et vos déductions fiscales s’effectuent la même année :
Si vous effectuez une commande à la fin de l’année et que la facture est due au début de l’année suivante, vous ne pouvez plus inclure cette dépense dans votre déclaration d’impôts pour l’année en cours.
- Vous disposez d’une preuve de la dépense :
Toute pièce justificative telle qu’une facture, un ticket de TVA, un reçu ou des notes de frais est considérée comme une preuve valable. Il est impératif de conserver ces documents pendant une période de sept ans.
Si vous exercez une profession libérale, vous avez la possibilité d’opter pour des frais professionnels forfaitaires, ce qui vous dispense de conserver toutes vos pièces justificatives pour une période déterminée. C’est pourquoi le législateur autorise les professions libérales à utiliser des frais forfaitaires, permettant ainsi de déduire un pourcentage fixe de leur chiffre d’affaires après déduction des cotisations sociales. Ce pourcentage diminue à mesure que le chiffre d’affaires augmente. Bien que cette option soit plus simple, la plupart des professions libérales ne l’adoptent pas. La raison en est simple : les frais professionnels réels sont généralement plus élevés, rendant leur déduction plus avantageuse. Pour déterminer le choix le plus adapté à votre situation, il est recommandé de consulter votre comptable.
Envisagez-vous la déduction complète ou partielle de ces frais professionnels ?
De nombreux coûts associés à votre activité peuvent être déduits intégralement de vos impôts. Voici quelques exemples courants :
- Les dépenses liées à votre bureau ou à votre lieu de travail, telles que les intérêts sur votre prêt, le loyer, les frais de chauffage, le téléphone et Internet ;
- Les cotisations sociales payées trimestriellement ;
- Les primes d’assurance, incluant celles liées à la pension, telles qu’un revenu garanti ou une PCLI ;
- Les honoraires de votre expert-comptable.
Certains frais, naturellement, ne sont déductibles qu'en partie :
- Les frais de restaurant : jusqu’à concurrence de 69 % ;
- Les frais de représentation liés aux réceptions et aux cadeaux d’affaires : jusqu’à concurrence de 50 % ;
- Les dépenses associées au carburant pour votre voiture : jusqu’à concurrence de 75 %. Il est à noter qu’une exception à cette règle concerne les frais de déplacement entre votre domicile et votre lieu de travail. Dans ce contexte, vous avez la possibilité de déduire une contribution de 0,15 euro par kilomètre, et la déduction pour votre voiture varie entre 50 et 100 % en fonction des émissions de CO2.
Et qu'en est-il de vos amortissements ?
En général, les investissements de plus grande envergure ont une durée de vie étendue.
Que ce soit pour votre bureau, votre bâtiment industriel, votre voiture, une machine, votre équipement informatique ou, dans le cas d’une sandwicherie, l’aménagement de votre entreprise, ces éléments sont souvent utilisés sur plusieurs années.
À la différence des frais professionnels occasionnels, ces investissements sont étalés sur une période prolongée. Le montant précis que vous amortissez chaque année dépend de la nature de l’achat :
- Bureaux et bâtiments : 3 %
- Bâtiments industriels : 5 %
- Mobilier et machines : 10 %
- Véhicules : 20 %
- Petits équipements tels que votre smartphone, votre scanner et vos outils : 33 %
Par conséquent, les petits équipements sont amortis sur une période de trois ans.